Az Office Online Iroda ADATVÉDELMI ÉS ADATKEZELÉSI SZABÁLYZATA
- A Szabályzat célja
A jelen Szabályzat célja, hogy rögzítse au Office Online Iroda (8000 Székesfehérvár, adószám: 55905235-1-27, a továbbiakban: Szolgáltató) által alkalmazott adatvédelmi és -kezelési elveket és a Szolgáltató adatvédelmi és -kezelési politikáját, amelyet a Szolgáltató magára nézve kötelező erővel ismer el.
Jelen szabályok kialakításakor a Szolgáltató különös tekintettel vette figyelembe az 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról, 1995. évi CXIX. törvény a kutatás és közvetlen üzletszerzés célját szolgáló név- és lakcímadatok kezeléséről, az 1998. évi VI. törvény az egyének védelméről a személyes adatok gépi feldolgozása során, Strasbourgban, 1981. január 28. napján kelt Egyezmény kihirdetéséről továbbá a 2008. évi XLVIII. törvény a gazdasági reklámtevékenység alapvető feltételeiről és egyes korlátairól rendelkezéseit, illetőleg az “ONLINE PRIVACY ALLIANCE” ajánlásait.
A jelen Szabályzat célja, hogy a Szolgáltató által nyújtott szolgáltatások minden területén, minden egyén számára, tekintet nélkül nemzetiségére vagy lakóhelyére, biztosítva legyen, hogy jogait és alapvető szabadságjogait, különösen a magánélethez való jogát tiszteletben tartsák a személyes adatainak gépi feldolgozása során (adatvédelem).
- Fogalom meghatározások
Személyes adat: a meghatározott természetes személlyel (a továbbiakban: érintett) kapcsolatba hozható adat, az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés. A személyes adat az adatkezelés során mindaddig megőrzi e minőségét, amíg kapcsolata az érintettel helyreállítható;
Adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül a személyes adatok gyűjtése, felvétele és tárolása, feldolgozása, hasznosítása (ideértve a továbbítást és a nyilvánosságra hozatalt) és törlése. Adatkezelésnek számít az adatok megváltoztatása és további felhasználásuk megakadályozása is;
Adatkezelő: a Szolgáltató adatkezelését külön szerződés alapján, saját technikai eszközeikkel az alábbi Szolgáltatóok végezhetik:
Office Online Iroda (8000 Székesfehérvár, adószám: 55905235-1-27)
Adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletek, technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől feltéve, hogy a technikai feladatot az adatokon elvégzik;
A Szolgáltató adatfeldolgozását külön szerződés alapján, az alábbi Szolgáltatóok végzik együttesen:
Office Online Iroda (8000 Székesfehérvár, adószám: 55905235-1-27)
Adattovábbítás: ha az adatot meghatározott harmadik személy számára hozzáférhetővé teszik;
Nyilvánosságra hozatal: ha az adatot bárki számára hozzáférhetővé teszik;
Adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező
szervezet, aki vagy amely az adatkezelő megbízásából személyes adatok feldolgozását végzi;
Adattörlés: az adatok felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy a helyreállításuk nem lehetséges;
Automatizált adatállomány: automatikus feldolgozásra kerülő adatok sora;
Gépi feldolgozás: a következő műveleteket tartalmazza, ha azokat részben vagy egészben automatizált eszközökkel hajtják végre: az adatok tárolása, az adatokkal végzett logikai vagy aritmetikai műveletek, az adatok megváltoztatása, törlése, visszakeresése és terjesztése.
Rendszer: az Adatkezelők és partnereik interneten keresztül elérhető lapjait és szolgáltatásait működtető technikai megoldások összessége.
III. A kezelt Személyes adatok köre
3.1. Az Adatkezelés során a Szolgáltató kizárólag a feladat jellegéhez igazodó Személyes adatokat kezeli, és kizárólag a felhasználó előzetes, kifejezett döntése alapján.
Az előzetes döntés alapján kezelhető Személyes adatok köre: e-mail cím, telefonszám, vezeték- és keresztnév.
3.2. A felhasználó döntése alapján felhasználásra kerülő Személyes adatok körébe tartoznak a tevékenységi naplók, melyek tartalmazzák az igénybe vett szolgáltatásokat.
3.2. A rendszer működtetése során technikailag rögzítésre kerülő Személyes adatok: a felhasználó bejelentkező számítógépének azon adatai, melyek a szolgáltatás igénybe vétele során generálódnak és melyeket az Adatkezelő rendszere a technikai folyamatok automatikus eredményeként rögzít. Az automatikusan rögzítésre kerülő Személyes adatokat a rendszer a felhasználó külön nyilatkozata vagy cselekménye nélkül a belépéskor, illetve kilépéskor automatikusan naplózza. A Személyes adatokhoz kizárólag az Adatkezelő fér hozzá.
- A Szolgáltató által kezelt további adatok köre
4.1 A Szolgáltató a testre szabott kiszolgálás érdekében a Felhasználó számítógépén kis adatcsomagot (ún. „cookie”-t) helyez el. A cookie célja az adott oldal minél magasabb színvonalú működésének biztosítása a felhasználó élmény növelése érdekében. A cookie-t a Felhasználó képes törölni saját számítógépéről, illetve beállíthatja böngészőjét, hogy a cookie-k alkalmazását tiltsa. A cookie-k alkamazásának tiltásával a Felhasználó tudomásul veszi, hogy cookie nélkül az adott oldal működése nem teljes értékű.
4.2 A rendszerek működtetése során technikailag rögzítésre kerülő adatok: a Felhasználó bejelentkező számítógépének azon adatai, melyek a szolgáltatás igénybe vétele során generálódnak, és amelyeket az Adatkezelő rendszere a technikai folyamatok automatikus eredményeként rögzít. Az automatikusan rögzítésre kerülő adatokat a rendszer a Felhasználó külön nyilatkozata vagy cselekménye nélkül a belépéskor, illetve kilépéskor automatikusan naplózza. Az adatokhoz kizárólag az Adatkezelő fér hozzá.
- Az Adatkezelés jogalapja, célja és módja
5.1 Az Aadatkezelésre a Szolgáltató felhasználóinak, többek között előfizetőinek, és hirdetőinek önkéntes, megfelelő tájékoztatáson alapuló nyilatkozata alapján kerül sor, amely nyilatkozat tartalmazza a felhasználók kifejezett hozzájárulását ahhoz, hogy az általuk közölt személyes adataik, illetve a róluk generált személyes adatok felhasználásra kerüljenek. Az Adatkezelés jogalapja az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv)
5.§ (1) bek. a) pontja szerint az érintett önkéntes hozzájárulása.
5.2 Az Adatkezelés célja a Szolgáltató kiadványai révén, illetve az internetes oldalain keresztül elérhető szolgáltatások nyújtásának biztosítása, és személyre szabott hirdetések megjelenítése az adatkezelők kiadványaiban, internetes oldalain. Ezen szolgáltatások igénybe vételéhez szükséges megadandó személyes adatok köre a vonatkozó szolgáltatások leírásánál található.
5.3 Az automatikusan rögzítésre kerülő adatok (lásd. 3.2. pont) célja a személyre szabott hirdetések megjelenítése, statisztikakészítés, az informatikai rendszer technikai fejlesztése, a felhasználók jogainak védelme.
5.4 Az Adatkezelő a megadott személyes adatokat az e pontokban írt céloktól eltérő célokra nem használhatja fel. Jelen szabályzatban meghatározott adatkezelők közötti adattovábbítás a felhasználó külön hozzájárulása nélkül végezhető. Személyes adatok harmadik személynek vagy hatóságok számára történő kiadása – hacsak törvény ettől eltérően nem rendelkezik kötelező erővel – kizárólag hatósági határozat alapján, vagy a felhasználó előzetes, kifejezett hozzájárulása esetén lehetséges.
5.5 Adatkezelő a neki megadott Személyes adatokat nem ellenőrzi. A megadott Személyes adatok megfelelősségéért és valóságtartalmáért kizárólag az azt megadó személy felel. Bármely felhasználó e-mail címének megadásakor egyben felelősséget vállal azért, hogy a megadott e-mail címről kizárólag ő vesz igénybe szolgáltatást. E felelősség-vállalásra tekintettel internetes szolgáltatás esetleges igénybevétele esetén egy megadott e-mail címen történt belépésekkel összefüggő mindennemű felelősség kizárólag azt a felhasználót terheli, aki az e-mail címet regisztrálta.
- Az Adatkezelés elvei
6.1 A Személyes adatokat csak tisztességesen és törvényesen szabad megszerezni és feldolgozni.
6.2 A Személyes adatokat csak meghatározott és törvényes célra szabad tárolni, és attól eltérő módon nem szabad felhasználni.
6.3 A Személyes adatoknak tárolásuk céljával arányban kell állniuk, és meg kell felelniük e célnak, azon nem terjeszkedhetnek túl.
6.4 Meg kell tenni a megfelelő biztonsági intézkedéseket az automatizált adatállományokban tárolt A személyes adatok védelme érdekében a véletlen vagy jogtalan megsemmisítés, vagy véletlen elvesztés, valamint a jogtalan hozzáférés, megváltoztatás vagy terjesztés megakadályozására.
VII. A Szolgáltató által alkalmazott adatvédelmi irányelvek
7.1 A Szolgáltató szolgáltatásainak igénybevételéhez elengedhetetlenül szükséges Személyes adatokat a Szolgáltató az érintettek hozzájárulása alapján, és kizárólag célhoz kötötten használja fel.
7.2 A Szolgáltató, mint Adatkezelő vállalja, hogy a birtokába jutott Személyes adatokat az adatvédelmi törvénynek és jelen Szabályzatban rögzített adatvédelmi elveknek megfelelően kezeli, és azokat a jelen Szabályzatban meghatározott Adatkezelőkön és Adatfeldolgozókon kívül harmadik félnek át nem adja.
7.3 A Szolgáltató bizonyos esetekben – hivatalos bírósági, rendőrségi megkeresés, jogi eljárás szerzői-, vagyoni- illetve egyéb jogsértés vagy ezek alapos gyanúja miatt a Szolgáltató érdekeinek sérelme, szolgáltatásai nyújtásának veszélyeztetése, stb. – esetén harmadik személyek számára hozzáférhetővé teszi az érintett felhasználó elérhető Személyes adatait.
7.4 A Szolgáltató rendszere a felhasználók aktivitásáról adatokat gyűjthet.
7.5 A felhasználót tájékoztatni kell az Adatkezelés céljáról és arról, hogy a Személyes adatokat kik fogják kezelni, illetve feldolgozni. Az Adatkezelésről való tájékoztatás megtörténik azzal is, hogy jogszabály rendelkezik a már létező Adatkezelésből továbbítással vagy összekapcsolással a Személyes adat felvételéről.
7.6 Minden olyan esetben, ha a szolgáltatott Személyes adatokat a Szolgáltató az eredeti adatfelvétel céljától eltérő célra kívánja felhasználni, erről a felhasználót tájékoztatja, és ehhez előzetes, kifejezett hozzájárulását megszerezi, illetőleg lehetőséget biztosít számára, hogy a felhasználást megtiltsa.
7.7 A Szolgáltató, mint Adatkezelő az adatok felvétele, rögzítése és kezelése során a jogszabályok által rögzített korlátozásokat minden esetben betartja,.
7.8 A Szolgáltató kötelezi magát, hogy gondoskodik a Személyes adatok biztonságáról, megteszi továbbá azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítja azokat az eljárási szabályokat, amelyek biztosítják, hogy a felvett, tárolt, illetve kezelt Személyes adatok védettek legyenek, illetőleg megakadályozza azok megsemmisülését, jogosulatlan felhasználását és jogosulatlan megváltoztatását. Kötelezi magát arra is, hogy minden olyan harmadik felet, akiknek az adatokat esetlegesen továbbítja vagy átadja, ugyancsak felhívja ez irányú kötelezettségeinek teljesítésére.
7.9 Adatkezelő zárolja a Személyes adatot, ha az érintett ezt kéri, vagy ha a rendelkezésére álló információk alapján feltételezhető, hogy a törlés sértené az érintett jogos érdekeit. Az így zárolt Személyes adat kizárólag addig kezelhető, ameddig fennáll az az adatkezelési cél, amely a személyes adat törlését kizárta.
7.10 A kezelt Személyes adat helyesbítésről, a zárolásról ill. a törlésről az érintett Felhasználót, továbbá mindazokat értesíteni kell, akiknek korábban az adatot Adatkezelés céljára továbbították. Az értesítés mellőzhető, ha ez az Adatkezelés céljára való tekintettel az érintett jogos érdekét nem sérti
VIII. Az Adatkezelés időtartama
8.1. A felhasználó által megadott Személyes adatok kezelése mindaddig fennmarad, amíg a felhasználó a szolgáltatásról – az adott felhasználói névvel – ki nem iratkozik, és egyúttal kéri a Személyes adatok törlését, illetve az adott szolgáltatást meg nem szűnteti. A törlés időpontja a felhasználó törlési igényének beérkezésétől számított 10 munkanap. Ez esetben a Személyes adat a jelen Szabályzatban meghatározott összes adatkezelőnél törlődik. Jogellenes, megtévesztő személyes adat használata esetén vagy a felhasználó által elkövetett bűncselekmény, illetve rendszer elleni támadás esetén az Adatkezelő jogosult a felhasználó regisztrációjának megszűnésével egyidejűleg adatait haladéktalanul törölni, ugyanakkor – bűncselekmény gyanúja vagy polgári jogi felelősség gyanúja esetén jogosult az adatokat a lefolytatandó eljárás időtartamára – megőrizni is.
8.2. A felhasználó által megadott Személyes adatok – abban az esetben is, ha a felhasználó a szolgáltatásról nem iratkozik le vagy regisztrációja törlésével csak a belépési lehetőséget szüntette meg, az azokban tárolt hozzászólások és feltöltött tartalmak megmaradnak – addig kezelhetőek a Szolgáltató mint Adatkezelő részéről, amíg a felhasználó kifejezetten írásban nem kéri azok kezelésének megszüntetését. A felhasználó Adatkezelés megszüntetésére irányuló, a szolgáltatásról való leiratkozás nélküli kérése a szolgáltatás igénybe vételéhez fűződő jogát nem érinti, azonban előfordulhat, hogy Személyes adatok hiányában egyes szolgáltatásokat nem tud majd igénybe venni. A Személyes adatok törlésére, az erre irányuló kérés beérkezésétől számított 10 munkanapon belül kerül sor. A felhasználó tudomásul veszi, hogy a direkt marketing levél küldése különálló szolgáltatásnak minősül.
8.3. A rendszer működése során automatikusan, technikailag rögzítésre kerülő, adatok a generálódásuktól számítva a rendszer működésének biztosítása szempontjából indokolt időtartamig kerülnek tárolásra a rendszerben. A Szolgáltató biztosítja, hogy ezen, automatikusan rögzített adatok egyéb személyes felhasználói adatokkal – a törvény által kötelezővé tett esetek kivételével – össze nem kapcsolhatók. Ha a felhasználó Személyes adatainak kezeléséhez adott hozzájárulását megszüntette, vagy a szolgáltatásról leiratkozott, úgy ezt követően a technikai adatokról az ő személye – nyomozó hatóságokat illetve szakértőiket ide nem értve – nem lesz beazonosítható.
- Adatfeldolgozás
9.1 A Szolgáltató külön külső adatfeldolgozót elsődlegesen nem vesz igénybe. Az általa kezelt személyes adatokat szükség esetén a fenti II. fejezetben meghatározott Szolgáltatóok dolgozzák fel.
- Külső szolgáltatók
10.1 A Szolgáltató egyes szolgáltatásainak igénybevétele során regisztrációt és belépést könnyítő külső szolgáltatókkal is együttműködhet. (pl. Facebook Inc., Google Inc., a továbbiakban: „Külső szolgáltató”) A Külső szolgáltatók rendszereiben az ott megadott adatok tekintetében a Külső szolgáltatók saját adatvédelmi irányelvei az irányadók.
10.2 Az egyes szolgáltatások keretében elérhetővé tett és a különböző közösségi oldalakon megosztott tartalmak vonatkozásában a tartalom megosztását lehetővé tevő Külső szolgáltató minősül a Személyes adatok kezelőjének, tevékenységére saját felhasználási feltételei és adatvédelmi szabályzata az irányadó. Ilyen külső közvetítő szolgáltatások például: Facebook, google, twitter.
10.3 A Szolgáltató a szolgáltatás üzemeltetéséhez kapcsolódóan egyes, a Felhasználó által megadott adatokat átadhat Külső szolgáltató részére, azonban az átadott adatokat a Külső szolgáltató kizárólag a jelen Szabályzatban meghatározott célra használhatja fel.
- Adattovábbítás lehetősége
11.1. A Szolgáltató, mint Adatkezelő jogosult és köteles minden olyan rendelkezésére álló és általa szabályszerűen tárolt Személyes adatot az illetékes hatóságoknak továbbítani, amely adat továbbítására őt jogszabály vagy jogerős hatósági kötelezés kötelezi. Ilyen adattovábbítása, valamint az ebből származó következmények miatt adatkezelő nem tehető felelőssé.
11.2. Amennyiben a Szolgáltató oldalain található tartalomszolgáltatás üzemeltetését vagy hasznosítását részben vagy egészben harmadik személy számára átadja, úgy az általa kezelt Személyes adatokat, ezen harmadik személy számára külön hozzájárulás kérése nélkül hiánytalanul átadhatja további kezelésre. Ezen adattovábbítás a jelen adatkezelési szabályzat mindenkor hatályos szövegében megjelölt adatkezelési és adatbiztonsági szabályoknál hátrányosabb helyzetbe a felhasználót nem hozhatja.
11.3 A Szolgáltató az Adattovábbítás jogszerűségének ellenőrzése, valamint az érintett tájékoztatása céljából adattovábbítási nyilvántartást vezet.
XII. Rendelkezés személyes adatokkal
12.1 Személyes adatokban bekövetkezett változások a szolgáltatás egységes beléptető rendszerének beállításainál, illetve az egyes szolgáltatásokhoz tartozó profil oldalakon állíthatóak be vagy módosíthatóak. Ugyanitt van lehetőség a Személyes adatok törlésére is
12.3 Személyes adat törlésére vagy módosítására irányuló igény teljesítését követően a korábbi(törölt) adatok már nem állíthatók helyre.
12.4 Személyes adataik kezeléséről a felhasználók a Szolgáltatótól, mint Adatkezelőtől bármikor írásban, az Adatkezelő címére küldött ajánlott vagy tértivevényes-ajánlott levélben, illetve a Ez az e-mail-cím a szpemrobotok elleni védelem alatt áll. Megtekintéséhez engedélyeznie kell a JavaScript használatát. címre küldött e-mailben tájékoztatást kérhetnek. A levélben küldött tájékoztatás kérést a Szolgáltató akkor tekinti hitelesnek, ha a megküldött kérelem alapján a felhasználó egyértelműen beazonosítható. E-mailben küldött tájékoztatáskérést az Adatkezelő csak akkor tekint hitelesnek, ha azt a felhasználó regisztrált e-mail címéről küldik. A tájékoztatáskérés kiterjedhet a felhasználónak az Adatkezelő által kezelt adataira, azok forrására, az Adatkezelés céljára, jogalapjára, időtartamára, az esetleges Adatfeldolgozók nevére és címére, az Adatkezeléssel összefüggő tevékenységekre, valamint a Személyes adatoknak továbbítása esetén arra, hogy kik és milyen célból kapták vagy kapják meg felhasználó adatait.
12.5 Az Adatkezeléssel kapcsolatos kérdésre Adatkezelő a kézhezvételtől számított 15 munkanapon belül köteles válaszolni. E-mail esetében a kézhezvétel időpontjának az elküldést követő első munkanapot kell tekinteni.
XIII. Az adatkezelési szabályzat módosítása
13.1 A Szolgáltató fenntartja magának a jogot, hogy a jelen Adatkezelési Szabályzatot egyoldalú döntésével bármikor módosítsa. A felhasználó következő belépéssel elfogadja a mindenkori szabályzatot.
13.2 A Felhasználó következő belépéssel elfogadja az Adatkezelési Szabályzat mindenkor hatályos rendelkezéseit, ezen túlmenően az egyes Felhasználók beleegyezésének kikérésére nincs szükség.
XIV. Jogérvényesítési lehetőségek
14.1 A Felhasználó jogérvényesítési lehetőségeit az Infotv., valamint az 2013. évi V. tv. (Ptk.) alapján bíróság előtt gyakorolhatja, továbbá bármilyen Személyes adattal kapcsolatos kérdésben kérheti a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság segítségét is (1125 Budapest Szilágyi Erzsébet fasor 22/C; postacím: 1530 Budapest, Pf. 5.).
